Un employeur qui veut imposer des vacances collectives ou une « fermeture collective » à ses travailleurs doit consigner les dates de ces vacances collectives dans le règlement de travail.

L’instauration de la fermeture collective ou la définition de la période durant laquelle les travailleurs doivent obligatoirement prendre leurs jours de congé doit avoir lieu par modification du règlement de travail. Dans ce cadre, l'employeur doit suivre la procédure prévue, qui exige respectivement une concertation au sein du Conseil d’entreprise, avec la délégation syndicale ou avec l’ensemble des travailleurs.

Si l’employeur souhaite modifier la période de vacances collectives par la suite, une nouvelle modification du règlement de travail s’impose, moyennant le respect de la procédure de concertation.

De même, l’employeur doit toujours afficher un avis indiquant les dates de la fermeture collective. Il doit également faire parvenir une copie de cet avis à chacun des travailleurs ainsi qu’au Contrôle des lois sociales.